Technicien(ne) en administration - volet DQPE - Champlain Siège social

Le Groupe Champlain Inc. est un regroupement de treize (13) centres d'hébergement privés conventionnés situés dans plusieurs régions du Québec. Plus que jamais, le Groupe Champlain entend devenir la référence première au Québec reconnue pour son humanité et l'excellence opérationnelle de son continuum de services.

incarnant des valeurs de Bientraitance, d'Excellence et de Responsabilisation.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Technicien(ne) en administration pour un remplacement à temps complet au siège social de Champlain, au sein de la DQPE. 

 

Rejoignez-nous et bénéficiez des avantages et privilèges suivants :

• Faire partie d'un Groupe agréé avec « mention » par Agrément Canada et donc reconnu pour sa qualité de services au-delà des exigences.
• Rejoignez un Groupe chaleureux et dynamique qui suscite et encourage l'initiative.
• Formation continue durant toute votre carrière à nos côtés.
• Vous bénéficiez des mêmes conditions de travail et avantages sociaux que dans le réseau public de la santé (régime de retraite et d'assurances collectives avantageuses, 4 semaines de vacances annuelles, 13 congés fériés par an

Description : 

 

Sous l'autorité de la Directrice de la Qualité, de la Performance organisationnelle et de l’Éthique

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données. Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

De façon plus spécifique, la personne est responsable des activités suivantes :

Coordination administrative et secrétariat des instances

• Contribuer à la planification statutaire et annuelle des comités de gestion des risques, d’éthique et de clientèle, etc.; soutenir les activités du comité de vigilance et de la qualité en collaboration avec l’ajointe à la présidence générale de SEDNA Groupe Santé.
• Préparer les avis de convocation, les projets d’ordres du jour et les dossiers de séance; recueillir les points et documents auprès des directions contributrices.
• Coordonner les calendriers, les échéanciers et la transmission des documents aux personnes concernées.
• Assurer le soutien administratif pendant les rencontres et rédiger les projets de procès-verbaux, de comptes rendus, de résolutions et de relevés de décisions, en vue de leur validation.
• Tenir à jour les outils de suivi des décisions et des actions et effectuer les rappels administratifs auprès des responsables désignés.
• Contribuer à la préparation des rapports annuels et des documents de reddition de comptes liés aux instances.

Traitement des demandes et suivi des dossiers

• Recevoir, examiner sur le plan administratif, acheminer et suivre les demandes et correspondances adressées à la DQPE, notamment celles provenant de Santé Québec et d’autres instances.
• Préparer, pour validation, des projets de réponses, des états de situation, des sommaires de gestion et des tableaux de suivi liés aux dossiers de la direction.
• Créer, classer et actualiser les dossiers et les registres relatifs aux interventions du Protecteur du citoyen, aux commissaires aux plaintes, aux rapports de coroner, aux événements sentinelles, aux alertes et rappels, au registre des recommandations, aux visites d’évaluation de la qualité des milieux de vie et aux visites d’Agrément Canada.
• Effectuer le suivi administratif des échéances, des recommandations et des documents attendus; consigner l’état d’avancement et assurer la traçabilité des démarches.
• Assurer le suivi des courriels, des appels et des demandes de la direction et diriger les dossiers vers les personnes responsables, au besoin.

Production documentaire et soutien à la gestion documentaire

• Rédiger, réviser et mettre en page les documents de soutien à la gestion (sommaires, présentations PowerPoint, rapports, projets de résolutions et de recommandations), en veillant à leur qualité linguistique et visuelle.
• Coordonner la circulation des documents soumis pour révision ou approbation à la directrice de la DQPE selon les mécanismes établis.
• Collaborer avec l’archiviste à l’organisation du réseau partagé, à l’application de la nomenclature documentaire et aux travaux d’actualisation du calendrier de conservation, conformément au cadre documentaire applicable, notamment la POL-058.
• Soutenir la préparation et la gestion des versions des documents produits pour la DQPE et les directions contributrices.
• Exécuter toute autre tâche connexe relevant de sa fonction, à la demande de sa supérieure immédiate.

Exigences : ·        

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques administratives, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée, délivré par un établissement reconnu par le ministère compétent.

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ainsi que des systèmes de gestion documentaire. 
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.

NB :Tout diplôme obtenu à l'étranger doit avoir fait l'objet d'une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration.  

Prière d'inscrire le résultat de l'évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. 

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.  

** Les personnes intéressées à postuler ont jusqu'au 26 novembre 16 h pour le faire.

Le Groupe Champlain applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature.  

Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi concerné afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Notre siège social situé à note centre Champlain Marie-Victorin dans Montréal Nord, sur un campus collégial et à côté de garderies d’enfants, propose à sa clientèle un cadre de vie agréable avec des commerces et des restaurants de proximité.